مفاهیم اساسی کتابخانه عمومی 10: امانت

می‌توان گفت که امانت مهم‌ترین شاخص کتابخانه عمومی است. ابر و باد و مه و خورشید و فلک و کتابدار و کل نهاد همگی دست به دست هم داده‌اند کاربری به کتابخانه بیاید و کتابی به امانت بگیرد و بخواند و بدانچه دلخواهش است برسد. 

اما استفاده از عدد خالص امانت چندان کاری برای ما انجام نمی‌دهد بلکه ترکیب‌های مختلف این متغیر با متغیرهای دیگر است که شاخص‌های مناسبی برای برنامه‌ریزی کتابخانه به دست می‌دهد، اجازه دهید چند مورد از این شاخص‌ها را بررسی کنیم:

شاخص سرانه امانت: تعداد امانت در طول سال تقسیم بر جمعیت هدف

این شاخص نشان می‌دهد تا چه اندازه منابع ما برای جمعیت هدفمان قابل استفاده است. تلاش کنید این عدد را به بالای 5 برسانید. 

شاخص امانت کاربران: تعداد امانت در طول سال تقسیم بر تعداد امانت‌گیرندگان فعال (Active Borrower)

این شاخص نشان می‌دهد که منابع ما تا چه حد برای کابران کتابخانه‌مان مناسب است. تلاش کنید این عدد را به بیش از 25 برسانید. 

شاخص  گردش مجموعه یا کارایی منابع: تعداد کل امانت در بازه یک ساله تقسیم بر تعداد کل منابع

این شاخص امانت‌پذیری و موفقیت مجموعه‌سازی ما را نشان می‌دهد. تلاش کنید این عدد را به بالای 2 برسانید. 

هزینه امانت: کل هزینه‌ها (اعم از دستمزد کتابدارها، هزینه فرصت ساختمان و تجهیزات کتابخانه، و ...) تقسیم بر تعداد امانت

این شاخص به ما می‌گوید که برای یک تراکنش امانت چقدر هزینه کرده‌ایم. این عدد باید به کمتر از نصف میانگین قیمت کتاب در سال مذکور برسد. 

دربارۀ شاخص سرانه امانت کتاب ایزو 11620 چنین می‌گوید:

این شاخص عملکرد یک عدد واقعی بدون محدودیت سقف است. تغییر در دوره‌های زمانی امانت یا در تعداد کتاب‌های مجاز برای هر نوبت امانت می‌تواند تاثیر چشم‌گیری بر شاخص داشته باشد. با تحلیل این شاخص بر اساس موضوع یا دسته‌های مختلف امانت‌گیرندگان می‌توان جزئیات بیشتری فراهم آورد. از این شاخص عملکرد می‌توان برای نشان دادن حوزه‌هایی که تقاضا پایین یا همراه با نارضایتی است و برای اشاره به حوزه‌هایی که استفاده در آن‌ها قابل افزایش است، استفاده نمود. 

این شاخص نسبت به به تعدادی از متغیرهای غیرقابل کنترل، حساس است و فقط به امانت‌دهی ربط دارد. شرایط مطالعه در کتابخانه، سطح سواد، سطح فقر و دیگر متغیرهای اقتصادی-اجتماعی بر آن تاثیر می‌گذارند. 

بین این شاخص و توانایی کارکنان در تبلیغ مجموعه، رابطه‌ای قوی وجود دارد. 

وضعیت شاخص‌های مختلف مربوط به امانت در کتابخانه شما چطور است؟ حوزه‌های پرتقاضا و کم‌تقاضا در کتابخانه شما کدام‌ها هستند؟ کدام حوزه‌ها هستند که تقاضایشان در طی زمان تغییر کرده است؟

مفاهیم اساسی کتابخانه عمومی 9: ساعت فعالیت

کمتر کسی مجبور  است از کتابخانه عمومی استفاده کند. بنابراین کتابخانه باید تلاش کند با تمام امکانات خود بهترین شرایط را با کمترین هزینه برای جمعیت هدف خود فراهم سازد. یکی از این شرایط، تعیین ساعت‌های مناسب فعالیت و خدمات‌رسانی کتابخانه است. اکثر افرادی که دوست دارند یا نیاز دارند از کتابخانه عمومی استفاده کنند تمایل دارند در اوقات فراغت خود از آنجا استفاده کنند. درست مثل استفاده از موزه‌، سینما و پارک و تلویزیون استفاده از کتابخانه عمومی نیز یکی از گزینه‌های اوقات فراغت است. معنای این موضوع این است که بیشترین زمان فعالیت کتابخانه‌ها باید  اوقات فراغت مردم باشد. این موضوع در تعارض با خواست کارمندان شاغل در کتابخانه است. آنها دوست دارند مانند همه ادارات دولتی، صبح در سرکار خود حاضر شوند و ظهر به موقع سرکار را به مقصد خانه ترک کنند و بابت این خدمت (یعنی باز کردن در کتابخانه‌ها و گرم نگه داشتن اجاق آن) دستمزدی متعارف دریافت کنند. و البته روزهای شیرین تعطیل هم که جای خود دارد. اما با توجه به مقدمه بحث، آشکار است که در چنین وضعیتی نباید انتظار داشته باشیم در کتابخانه‌ها رونقی وجود داشته باشد: زمانی که مردم می‌توانند به کتابخانه مراجعه کنند، کتابخانه بسته است و زمانی که کتابخانه باز است مردم کارهای مهم‌تری دارند. به راستی این تعارض را چگونه می‌توان حل کرد؟

اجازه دهید کمی هم شاخص‌های عملکردی مرتبط با این موضوع را از زبان استاندارد ایزو 11620  بشنویم:

ساعات کار کتابخانه در مقایسه با تقاضا: سنجش نسبت ساعات کار یک کتابخانه به نیازهای کاربران

هدف این شاخص عملکرد، سنجش میزان تناسب ساعات کاری یک کتابخانه با نیازهای کاربران است. 

تعریف عملیاتی: مجموع واقعی ساعات فعالیت کتابخانه در مقایسه با مجموعه ساعات مورد تقاضای کاربران. از منظر این شاخص عملکرد، ساعات فعالیت کتابخانه ساعاتی در یک هفته معمول هستند که در آن خدمات پایۀ کتابخانه (مثل خدمات امانت، مرجع و اتاق‌های مطالعه) برای کاربران قابل استفاده باشد. 

روش سنجش: یک پرسشنامه ساده درباره رضایت از ساعات کاری کتابخانه طراحی کنید و گزینه‌ای در آن قرار دهید که بتوان اوقات دیگری را که کتابخانه باید باز باشد به آن افزود. می‌توانید پرسش‌هایی درباره وضعیت کاربران اضافه کنید تا به شناسایی نیازهای گروه‌های خاص کاربری کمک کند. 

مثال:

رضایت خود را از ساعات کاری کنونی کتابخانه چگونه ارزیابی می‌کنید؟

بسیار ناراضی|  ناراضی|  تقریباً راضی|  راضی|  بسیار راضی

لطفا ساعاتی به جز ساعات کنونی را که مایل هستید به زمان فعالیت کتابخانه افزوده شود را مشخص کنید. 

....

شما فکر می‌کنید کاربران کتابخانه‌تان چقدر از ساعات فعالیت کتابخانه شما راضی هستند؟

فناوری‌های کتابخانه‌ای 1: امانت خودکار

هزینه‌های نیروی انسانی کتابخانه‌ها به ویژه نیروی انسانی متخصص بسیار بالاست و همین امر کمبود نیرو در کتابخانه‌ها را به مسئله‌ای همیشه‌گی تبدیل کرده است. کتابخانه‌ها مجموعه‌ای فرایندها و فعالیت‌های تکرارشونده دارند که انجام آنها ضروری است و ناچار به دست انسان انجام می‌شود. به این دلیل زمانی که کتابدار می‌تواند صرف کمک‌های تخصصی به کاربران، نظیر خدمات مشاوره خوانندگان، خدمات مرجع یا برگزاری برنامه‌های آموزشی، فرهنگی در کتابخانه‌ها کند، صرف این امور می‌شود. خوشبختانه فناوری‌های جدید به کمک کتابخانه‌ها آمده‌اند و انجام این امور را به ابزارهای خودکار سپرده‌اند. یکی از این ابزارها «ایستگاه امانت خودکار» (Self-Check Out Station)  است. این ایستگاه با تکنولوژی بارکدخوان، آراِف‌آی‌دی، یا ترکییی از این دو کار می‌کند. 

استفاده‌کنندگان کتابخانه پس از انتخاب منابع مورد نیازشان از قفسه‌های باز و با استفاده از «کارت کتابخانه»، منابع را به حساب خود منتقل می‌کنند و در قبال آن یک رسید چاپی یا ایمیل دریافت می‌کنند. با همین روش منابع پس از برگشت دادن به کتابخانه، از حساب وی خارج می‌شود. 

در لینک‌های زیر چند نمونه پیاده‌سازی شده در کتابخانه‌های عمومی را می‌توانید مشاهده کنید.

چگونه از ایستگاه امانت خودکار کتابخانه استفاده کنیم؟

ایستگاه امانت خودکار در کتابخانه عمومی

ایستگاه امانت خودکار مجهز به آراِف آی دی RFID

مفاهیم اساسی کتابخانه عمومی 6: خدمات امدادی (آوت‌ریچ سرویس)

وظیفه دولت‌ها و حکومت‌ها فراهم کردن خدمت کتابخانه عمومی برای همه است. با این حال به دلایل متعددی، حتی در کشورهای توسعه‌یافته، دسترسی به مکان فیزیکی کتابخانه برای عده‌ای دشوار و یا غیر ممکن است. در این شرایط مدیران کتابخانه‌ها با اختصاص بخشی از بودجه کتابخانه به خدمات امدادی (outreach services) حداقل دسترسی‌ها را به این افراد فراهم می‌کنند. خدمات امدادی کتابخانه، به خدماتی گفته می‌شود که برای افرادی که خارج از شعاع خدمات زندگی می‌کنند و به کتابخانه عمومی دسترسی ندارند، تدارک دیده شده است. همچنین این خدمات به  افرادی  که در شعاع خدماتی زندگی می‌کنند ولی به دلایلی خانه‌نشین شده‌اند و امکان مراجعه به کتابخانه را ندارند نیز ارائه می‌شود.  

خدمات امدادی شکل‌های مختلفی دارد که عبارتند از:

1️⃣خدمات امدادی خانگی: که به افراد خانه‌نشین ارائه می‌شود. در این حالت، فرد می‌تواند با استفاده از فهرست کتابخانه از طریق اینترنت یا تلفن، منابع مورد نیاز خود را به کتابخانه سفارش دهد. کتابخانه در دوره‌های زمانی معینی (معمولا دو هفته یکبار) به منزل فرد مراجعه می‌کند و بسته کتاب سفارشی وی را در اختیارش می‌گذارد و بسته قبلی را تحویل می‌گیرد. یکی دیگر از خدمات امدادی خانگی، قصه‌گویی و بلندخوانی کتاب در منزل شخص است. کتابخانه افراد داوطلب را آموزش می‌دهد تا با مراجعه دوره‌ای به منزل افراد، به آن قصه بگویند یا کتاب بخوانند. 

2️⃣ فعالیت‌های امدادی متمرکز: در این نوع فعالیت‌ها، ترکیبی از خدمات، برنامه‌ها و منابع کتابخانه‌ای  به صورت یکپارچه در یک فضای عمومی (معمولا نقطه‌ای مرکزی در منطقه‌ای که به خدمات کتابخانه‌ای دسترسی ندارد)  ارائه می‌شود. نقطه ارائه خدمات می‌تواند یک ساختمان عمومی، نظیر مسجد، مدرسه باشد یا اینکه وسیله نقلیه‌ای تجهیز شده باشد. کتابخانه سیار نمونه بارز این نوع فعالیت‌های امدادی است. 

3️⃣ خدمات امدادی در مراکز: در این نوع، خدمات، برنامه‌ها و منابع کتابخانه‌ای در مراکز یا نهادهایی ارائه می‌شود که ساکنان آنجا به خدمات کتابخانه‌ای دسترسی ندارند. نمونه بارز این خدمات در خانه سالمندان یا مرکز نگهداری کودکان بی‌سرپرست یا بدسرپرست رخ می‌دهد. کتابخانه به صورت دوره‌ای به این مراکز مراجعه می‌کند و از یک سو منابع سفارش شده توسط نماینده آن مرکز را به ساکنان تحویل می‌دهد و از سوی دیگر برنامه‌هایی که ویژه آنها طراحی شده است ارائه می‌کند. 

مفاهیم اساسی کتابخانه عمومی 3: مثلث کارکردهای کتابخانه عمومی

مفاهیم اساسی کتابخانه عمومی 2: بسته‌های خدماتی

«بسته‌های خدماتی» یا «واکنش‌های خدماتی» یک برابر نهاده برای Service responses  است. (این معادل چندان که باید مفهوم را نمی‌رساند، اگر معادل مناسب‌تری پیشنهاد شود از آن استقبال می‌شود)

«بسته‌های خدماتی» یا «واکنش‌های خدماتی» عبارت است از چیزی که کتابخانه برای عموم انجام داده یا عرضه می‌کند تا از طریق آن به نیازهای معینی از جامعه خدمت‌گیر پاسخ دهد. این مفهوم نخستین بار توسط لوول مارتین مطرح شد. او باور داشت که کتابخانه‌ها به جای فراهم‌آوردن ضعیف خدمات متعدد، بهتر است به فراهم کردن تعداد کمی خدمت اما کامل روی بیاورند. او مجموعه‌ای از روش‌های استاندارد برای تعیین اولویت‌های خدماتی به کتابداران ابداع کرد. این روش‌ها چارچوب مفهومی را پدید آورند که در سال 1987 مفهوم واکنش‌های خدماتی را شکل دادند. بر این اساس کتابی با عنوان Planning and Role-Setting for Public Libraries  نوشته شد. بعدها با پیشرفت اینترنت و تغییرات اساسی در فناوری‌های اطلاعات این مفهوم روزآمد شد و در کتابی با عنوان   Planning for Results: A Public Library Transformation Process  در سال 1997 منتشر شد که در آن سیزده واکنش خدماتی که اغلب کتابخانه‌های می‌توانستند ارائه کنند، تعریف شد. ویرایش دیگری نیز از این مفهوم و مصادیق آن در سال 2007 منتشر شد. در این ویرایش تعداد واکنش‌های خدماتی به 18 مورد رسیده است. عنوان هر واکنش خدماتی از دو بخش تشکیل شده است (آنچه شهروند دریافت می‌کند + آنچه کتابخانه ارائه می‌کند). این موارد به شرح ذیل هستند: 

1. یک شهروند آگاه باش. آگاهی رسانی رخدادهای محلی، ملی و جهانی

2. یک شرکت موفق برپا کن. پشتیانی از کسب و کار و فعالیتهای غیر انتقاعی

3. به تنوع فرهنگی احترام بگذار. آگاهی‌رسانی فرهنگی

4. به جهان برخط (آنلاین) بپیوند. دسترسی عمومی به اینترنت

5. جوانانی اهل خواندن تربیت کن. سواد ابتدایی

6. ریشه‌هایت را بیاب. شجره‌نامه و تاریخ محلی

7. خلاقیتت را بیان کن. خلق و اشتراک محتوا

8. جواب سوال‌هایت را سریع بیاب. خدمات مرجع

9. جامعه خود را بشناس. خدمات و منابعی که جامعه ارائه می‌کند

10. خواندن و نوشتن بیاموز. سوادآموزی بزرگسالان، نوجوانان و خوانوادگی.

11.  کسب و کارت را انتخاب کن. توسعه شغل و پیشه.

12. آگاهانه تصمیم بگیر. اطلاعات سلامت، رفاه و دیگر تصمیمات زندگی.

13. کنجکاویت را ارضاء کن. یادگیری مادام‌العمر

14. تخیلت را تحریک کن. خواندن، تماشا کردن و گوش‌دادن برای لذت بردن.

15. در تحصیل موفق باش. کمک به تکالیف درسی

16. یاد بگیر اطلاعات مورد نیازت را بیابی، ارزیابی و استفاده کنی. سواد اطلاعاتی

17. به مکان راحت سر بزن. فضای واقعی و مجازی

18. به آمریکا خوش آمدی. آموزش زبان و فرهنگ به مهاجران

مفاهیم اساسی کتابخانه عمومی 1: خدمت و برنامه

فعالیت‌های کتابخانه‌های عمومی به دو گروه عمده تقسیم می‌شوند: خدمات و برنامه‌ها

1- خدمت  Service

 شیوه‌هایی هستند که کتابخانه برای ارائه منابع و مجموعه‌های  خود به کاربران به کار می‌گیرد. اغلب خدمات جنبه اطلاع‌رسانی (آگاهی‌بخشی) کتابخانه عمومی را پوشش می‌دهند.  

نمونه: امانت |خدمات مرجع| تسهیل‌گری جستجو| امانت بین‌کتابخانه‌ای | اینترنت وای‌فای

خدمات را می‌توان بر حسب مخاطب یا گروه‎های اجتماعی و کامیونیتی‌ها نیز دسته‌بندی کرد: «خدمات کتابخانه عمومی برای  ...»

کودکان | سالمندان | نابینایان | زنان خانه‌دار | کودکان بدسرپرست | کودکان کار | زنان طلاق | کارگران بی‌کار ...

2- برنامه   Program

فعالیت یا رویداد (یا مجموعه فعالیت‌ها و رویدادها) که کتابخانه به نفع مشتریان خود برگزار می‌کند. اغلب برنامه‌ها جنبه آموزشی و فرهنگی کتابخانه‌ها را پوشش می‌دهند. 

نمونه: باشگاه کتاب| کارگاه آموزش رایانه| کارگاه آموزش سواد سلامت| خواندن متون کلاسیک | ...